Privacy melding

Deze privacy melding is het laatst bijgewerkt op 14 september 2022.

Coface Groep (hierna de "Groep") is een wereldwijde aanbieder van kredietverzekeringen, factoring, borgtochten, bedrijfsinformatie en incassodiensten.

De Groep is actief en faciliteert oplossingen in de business-to-business markt. De Groep is direct en indirect via haar samenwerkingspartners aanwezig in 100 landen en biedt ondersteuning aan klanten in meer dan 200 landen.

De Groep oefent haar voornaamste activiteiten uit via haar dochteronderneming, Compagnie Française d'Assurance pour le Commerce Extérieur en de aan haar gelieerde ondernemingen (hierna: "Coface”, “wij”, “ons/onze”).

In het kader van onze activiteiten verzamelen en verwerken wij voornamelijk gegevens over ondernemingen. Niettemin verwerken wij in het kader van onze activiteiten ook gegevens die kunnen worden gekwalificeerd als "Persoonsgegevens", in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), wanneer de verzamelde gegevens betrekking hebben op een natuurlijk persoon (bijv. bij een eenmanszaak, een vennootschap onder firma, een maatschap, een vertegenwoordigingsbevoegd persoon, een uiteindelijke belanghebbende (ubo) of onze contactperso(o)n(en)).

Coface treedt bij het aanbieden van haar producten en diensten op als "Verwerkingsverantwoordelijke". Dit betekent dat Coface de juridische entiteit is die de controle heeft over de Persoonsgegevens die zij verwerkt. Als zodanig is zij wettelijk verplicht ervoor te zorgen dat er beleid, processen en procedures zijn om deze gegevens te beschermen en de rechten te respecteren van de personen wier gegevens worden verwerkt.

Wij zetten ons in voor de bescherming van de Persoonsgegevens die wij verwerken, met strikte beleidslijnen, controles en toezicht op de naleving om ervoor te zorgen dat de gegevens op de juiste wijze worden beschermt, bewaard en verwerkt. Uw vertrouwen in onze veilige en professionele omgang met uw gegevens is voor ons van groot belang.

Wij verbinden ons er daarom ook toe uw Persoonsgegevens veilig en zorgvuldig en op een juiste en transparante manier te verwerken. Bij de verwerking van Persoonsgegevens houden wij ons ook aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.

In deze privacy melding geven wij u uitleg over de doelen en gronden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens, de betreffende categorieën Persoonsgegevens, de categorieën bronnen en ontvangers van Persoonsgegevens, het bewaren van gegevens en uw rechten als "Betrokkene" afhankelijk van uw situatie, met andere woorden of u bent:

• een websitebezoeker – Hoofdstuk I;
• een potentiële klant – Hoofdstuk II;
• een klant, assurantietussenpersoon, samenwerkingspartner of leverancier - Hoofdstuk III;
• een (potentiële) debiteur van een van onze klanten – Hoofdstuk IV.

Daarnaast informeren wij u als Betrokkene over andere belangrijke informatie en gegevensbeschermingsrechten:

• Geven wij uw Persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte ("EER")? - Hoofdstuk V;
• Hoe beschermen wij uw Persoonsgegevens? - Hoofdstuk VI;
• Wat zijn uw (privacy)rechten en hoe kunt u contact met ons opnemen? - Hoofdstuk VII.

Wij maken u erop attent dat wij onze diensten en processen ter bescherming van uw Persoonsgegevens voortdurend verbeteren en dat wij deze privacy melding derhalve kunnen bijwerken. Daarom kunt u onze website raadplegen voor een (eventueel) bijgewerkte versie van deze privacy melding. Dochterondernemingen of bijkantoren van Coface kunnen ook aanvullende privacy meldingen op hun eigen (lokale) websites hebben staan.

Hoofdstuk I - U bent een websitebezoeker

Wijze van verzamelen van Persoonsgegevens

Wij verzamelen uw Persoonsgegevens die u ons zelf verstrekt wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor onze diensten op onze websites, Persoonsgegevens invult in een online contactformulier en/of u zich registreert voor onze nieuwsbrief.

Wij bevestigen dat het verstrekken van uw Persoonsgegevens in deze categorie vrijwillig is en dat het niet onderworpen is aan een wettelijk of contractueel vereiste of een vereiste dat noodzakelijk is om een contract met ons af te sluiten.

Categorieën Persoonsgegevens

Wij kunnen verschillende soorten Persoonsgegevens verwerken die u aan ons zelf verstrekt, zoals voornaam en achternaam, uw zakelijk adres, uw zakelijk telefoonnummer, werk- en/of persoonlijk e-mailadres, of andere informatie die u ons verstrekt wanneer u zich registreert voor een van onze diensten of producten.

Doelen en rechtsgronden

Wij verzamelen en verwerken uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming om:

• onze producten en diensten aan te bieden;
• onze zakelijke aanbiedingen voor u te optimaliseren;
• met u in contact te blijven;
• uw klacht of melding in behandeling te behandelen.

Recht op intrekking

U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken door contact met ons op te nemen (zie hoofdstuk VII).

Ontvangers van verzamelde Persoonsgegevens

Om te voldoen aan de bovenstaande doelen, kunnen uw Persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan elke entiteit die onderdeel is van de Groep, onze samenwerkingspartners en service dienstverleners.

Periode gedurende welke de Persoonsgegevens worden bewaard

• Contactgegevens nieuwsbrief (e-mail): wij bewaren uw gegevens zolang u geen verzoek tot intrekking of recht van verzet heeft ingediend of bijvoorbeeld heeft afgemeld voor onze nieuwsbrief.
• In het contactformulier ingevulde gegevens: wij wissen uw Persoonsgegevens onmiddellijk na ontvangst van een intrekking, bezwaar of afmelding of in geval van 2 jaar van voortdurende inactiviteit (als u niet heeft gereageerd of geen nieuw verzoek heeft gestuurd).

Cookies, statistische gegevens & verbindingsgegevens

Als u een bezoeker bent van onze websites, is het ons doel om u duidelijk en open te informeren over de Persoonsgegevens die wij verzamelen en die wij gebruiken met betrekking tot u.

In de meeste gevallen, en ook afhankelijk van persoonlijke configuraties en gegeven toestemming, maken onze websites gebruik van permanente cookies of tijdelijke cookies. Soms gebruiken zij ook pixeltechnologieën, lokale opslagtechnologieën of andere soortgelijke technologieën zoals reclame-ID's en tags.

Aangezien lokale Coface-websites kunnen verschillen in hun specifieke cookie- en statistische instellingen, raden wij u aan het huidige online cookiebeleid op de lokale website te lezen.

Daar vindt u een volledige en gedetailleerde lijst en beschrijving van de instellingen en activiteiten, evenals een permanente link die u kunt gebruiken om uw persoonlijke voorkeuren en toestemmingen op elk moment in te stellen en te wijzigen.

Hoofdstuk II - U bent potentiële klant

Wijze van verzamelen van Persoonsgegevens

Wij verzamelen zakelijke contactgegevens via:

• (Potentiële) klanten, onze assurantietussenpersonen of andere samenwerkingspartners die voor u bemiddelen of ons naar u doorverwijzen, of aan wie u toestemming heeft gegeven om uw Persoonsgegevens met ons te delen;
• Publiek beschikbare bronnen (internet, handelsregister, etc.);
• Onze eigen databases;
• Rechtstreeks van u ontvangen contactgegevens.

Categorieën Persoonsgegevens

Wij kunnen verschillende soorten Persoonsgegevens verwerken, zoals naam en voornaam, uw zakelijk adres, uw zakelijk telefoonnummer, werk en / of privé e-mailadres, of andere informatie die is verstrekt door de bron van waaruit de Persoonsgegevens zijn verzameld.

Doelen en rechtsgronden

Wij verzamelen en verwerken uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang:

• Om met u in contact te blijven om u te informeren over onze (nieuwe) producten en diensten;
• Om promotionele activiteiten en zakelijke evenementen op te zetten;
• Om uw zakelijke behoeften te analyseren, onze producten en aanbiedingen voor u te optimaliseren.

Recht op intrekking

U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken door contact met ons op te nemen (zie hoofdstuk VII).

Ontvangers van verzamelde Persoonsgegevens

Om te voldoen aan de bovenstaande doelen, kunnen uw Persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan elke entiteit die onderdeel is van de Groep en aan onze samenwerkingspartners.

Periode gedurende welke de Persoonsgegevens worden bewaard

Wij wissen uw Persoonsgegevens onmiddellijk:

• na ontvangst van uw een intrekking of bezwaar; of
• in geval van 2 jaar van aanhoudende inactiviteit (als u niet heeft gereageerd of geen nieuw verzoek heeft gestuurd).

Hoofdstuk III - U bent een klant, assurantietussenpersoon, samenwerkingspartner of leverancier

Wijze van verzamelen van Persoonsgegevens

Wij ontvangen uw Persoonsgegevens in de eerste plaats via uzelf, door u te vragen formulieren in te vullen (elektronische documenten, papier of het invoeren van gegevens in onze klantenportal).

Wij kunnen uw gegevens ook verzamelen uit de volgende bronnen:

• via andere bedrijven, gelieerde ondernemingen of samenwerkingspartners van de Groep;
• publiekelijk beschikbare bronnen;
• informatie-/gegevensverstrekkers.

Wij wijzen u erop dat het verstrekken van de gegevens die wij u rechtstreeks vragen, essentieel en verplicht zijn voor het sluiten van een contract, het aanmaken van stamgegevens in onze systemen, en essentieel zijn voor de naleving van wetgeving ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en sanctiewetgeving en voor risicopreventie.

Categorieën Persoonsgegevens

Wij kunnen verschillende soorten Persoonsgegevens verwerken, zoals:

• Informatie over uw bedrijf die kunnen worden beschouwd als Persoonsgegevens voor zover het informatie bevat met betrekking tot een individueel persoon (bijv. bij een eenmanszaak, een vennootschap onder firma, een maatschap, een vertegenwoordigingsbevoegd persoon, een uiteindelijke belanghebbende (ubo) of onze contactperso(o)n(en)).
• Contactgegevens en persoonlijke identificatiegegevens, zoals voor- en achternaam, titel, functie, zakelijk telefoonnummer, zakelijk adres, zakelijk e-mailadres, naam van de entiteit, nationaliteit, geboorteland, -plaats en -datum, identiteitsbewijs.
• De volgende gegevens kunnen mogelijk ook als persoonsgegevens worden beschouwd, indien u een eenmanszaak, vennootschap onder firma of maatschap heeft: persoonlijk bankrekeningnummer, fiscaal identificatienummer, schadeverleden, contractuele gegevens en andere financiële informatie.

Doelen en rechtsgronden

Wij verzamelen en verwerken uw Persoonsgegevens op grond van:

• het opstellen of uitvoeren van een contract met u
  • om diensten aan u aan te bieden, uit te voeren en te leveren en onze verbintenissen uit te voeren volgens de contracten in verband met dergelijke producten en diensten. Dit kan zakelijke communicatie met u omvatten, het verwerken van transacties, het beoordelen van verzekeringsrisico's en -dekking, schadeafhandeling, invorderingsprocedures, het aanbieden van krediet- en risicobeheerproducten en -diensten, het verlenen van klantondersteuningsdiensten, het voeren van incasso's en het behandelen van klachten; om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
• ons gerechtvaardigde belang, om:
  • het uitvoeren van commerciële doelen en het verbeteren van onze producten en diensten met betrekking tot onze kredietverzekeringen, factoring, borgtochten, business information en incassodienstverlening en het realiseren van statistische analyses en marktonderzoek.
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om:
  • te voldoen aan wetgeving, (vrijwillige) regelgeving, branche- of sectorcodes of richtlijnen.
  • "ken-uw-klant", “ken-uw-intermediair” en "ken-uw-leverancier" programma's uit te voeren, fraude, terrorisme en witwaspraktijken te bestrijden, sanctielijstcontroles en andere compliance controles uit te voeren.
  • onze belangen te behartigen, niet geschaad te worden door frauduleuze activiteiten - alsmede op te voldoen aan wettelijke vereisten, etc.

Recht op intrekking

U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken door contact met ons op te nemen (zie hoofdstuk VII).

Ontvangers van verzamelde Persoonsgegevens

Om te voldoen aan de bovengenoemde doelen, kunnen uw Persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan elke entiteit die onderdeel is van de Groep, fraude- of misdaadpreventie- en opsporingsinstanties, samenwerkingspartners, herverzekeraars, banken, externe auditors, advocaten, incassobureaus.

Periode gedurende welke de Persoonsgegevens worden bewaard

Indien wij uw Persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van een contract, is de periode van opslag afhankelijk van de duur van het contract en de daarbij horende (evt. wettelijke) bewaartermijnen.

Indien wij uw Persoonsgegevens verwerken ter voorkoming van fraude, bewaren wij relevante Persoonsgegevens gedurende een redelijke termijn, zolang het bewaren van de Persoonsgegevens een wezenlijke bijdrage kan leveren aan fraudepreventie.

Indien wij uw Persoonsgegevens verwerken ten behoeve van commerciële activiteiten, wissen wij uw Persoonsgegevens:

• na ontvangst van een intrekking of bezwaar; of
• na 2 jaar van aanhoudende inactiviteit (indien u niet heeft gereageerd of geen nieuw verzoek heeft gestuurd).

Hoofdstuk IV - U bent een (potentiële) debiteur van een van onze klanten

Wijze van verzamelen van Persoonsgegevens

Wij ontvangen uw Persoonsgegevens in de eerste plaats van onze klanten.

Wij verzamelen uw Persoonsgegevens ook via:

• informatieverstrekkers;
• publiek beschikbare bronnen (o.a. het handelsregisters);
• Uzelf, als u contact met ons opneemt;
• eigen onderzoeken; en
• samenwerkingspartners.

Alle gegevensverzamelingen, behalve als u ons rechtstreeks informatie verschaft, verkrijgen wij niet rechtstreeks van u.

Categorieën Persoonsgegevens

Informatie over uw bedrijf die als Persoonsgegevens kan worden beschouwd voor zover deze informatie bevat over een individueel persoon (bijv. bij een eenmanszaak, een vennootschap onder firma, een maatschap, een vertegenwoordigingsbevoegd persoon, een uiteindelijke belanghebbende (ubo), een aandeelhouder of contactperso(o)n(en)).

Contactgegevens en persoonlijke identificatiegegevens, zoals voor- en achternaam, titel, functie, zakelijk telefoonnummer, zakelijk adres, zakelijk e-mailadres, naam van de entiteit, nationaliteit, geboorteland, -plaats en -datum, identiteitsbewijs.

De volgende gegevens kunnen mogelijk ook als persoonsgegevens worden beschouwd, indien u een eenmanszaak, vennootschap onder firma of maatschap heeft: persoonlijk bankrekeningnummer, fiscaal identificatienummer, schadeverleden, contractuele gegevens en andere financiële informatie.

Doelen en rechtsgronden

Wij verzamelen en verwerken uw Persoonsgegevens op basis van:

• Ons gerechtvaardigde belang,
  • om diensten uit te voeren en te verlenen in verband met de overeenkomsten die wij met onze klanten hebben, dit omvat het verwerken van transacties, het beheren van incasso en het behandelen van klachten, het beoordelen van het verzekeringsrisico's en dekking, het behandelen van claims, incassoprocedures, om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. U bent een derde partij binnen een economische driehoek, dus de verwerking van uw gegevens is essentieel voor het vervullen van de doelen van onze contracten, zoals kredietverzekering, business information, incasso of factoring.
• Toestemming
  • wanneer u contact met ons opneemt en ons vrijwillig kredietgerelateerde informatie verstrekt of toezendt.

Ontvangers van verzamelde Persoonsgegevens

Om te voldoen aan de hierboven vermelde doelen, kunnen uw Persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan elke entiteit die onderdeel is van de Groep, fraude- of misdaadpreventie- en opsporingsagentschappen, samenwerkingspartners, herverzekeraars, banken, externe auditors, advocaten, incassobureaus.

Periode gedurende welke de Persoonsgegevens worden bewaard

Indien wij uw Persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van een contract (waarbij u een derde partij bent in een economische driehoeksrelatie), is de periode van bewaren afhankelijk van de duur van het contract en de daarbij horende (wettelijke) bewaartermijnen.

Indien wij uw Persoonsgegevens verwerken ten behoeve van fraudepreventie, bewaren wij relevante Persoonsgegevens gedurende een redelijke termijn, zolang het bewaren van de Persoonsgegevens een wezenlijke bijdrage kan leveren aan fraudepreventie.

Indien wij uw Persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van de bestrijding van witwaspraktijken, terrorismebestrijding etc., is de bewaartermijn afhankelijk van de betreffende wetgeving.

Hoofdstuk V - Geven wij uw Persoonsgegevens door buiten de EER?

De mondiale economische context en de daarmee samenhangende internationaliteit van onze diensten en producten betekenen dat gegevens ook buiten de Economische Europese Ruimte ("EER") kunnen worden geraadpleegd door dochterondernemingen, bijkantoren en samenwerkingspartners van de Groep, indien deze toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, op basis van een gerechtvaardigd belang berust of op wettelijke gronden berust.

Uiteraard hebben wij de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen genomen als uw Persoonsgegevens worden overgedragen naar een land buiten de EER indien dat land geen passend beschermingsniveau biedt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Dit omvat ook het gebruik van standaard contractuele clausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

Hoofdstuk VI - Hoe beschermen wij uw Persoonsgegevens?

Wij zetten ons in om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd. Om ongeoorloofde toegang of openbaarmaking te voorkomen, hebben wij passende fysieke, technische en organisatorische maatregelen genomen om de Persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen.

Hoofdstuk VII - Wat zijn uw rechten op het gebied van gegevensbescherming en hoe kunt u contact met ons opnemen?

U, als Betrokkene, heeft het recht op toegang tot uw opgeslagen Persoonsgegevens en - indien en voor zover aan andere respectieve wettelijke vereisten is voldaan - om bezwaar te maken tegen de verwerking, op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en het recht op gegevensportabiliteit. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de lokale toezichthoudende autoriteit om de wettigheid van de verwerking te controleren.

Contactgegevens: Als u een directe of indirecte zakelijke relatie met ons heeft (bijvoorbeeld als klant, leverancier, debiteur van onze klant), bent u van harte welkom om contact met ons op te nemen. Dit kan via onze de contactgegevens (zoals vermeld op onze websites), uw vaste contactpersoon, via onze website of klantportal. Veel zaken inzake uw Persoonsgegevens (wijziging van stamgegevens, actualisering van gegevens, correctie van onjuiste gegevens, informatieproblemen) kunnen wij op deze manier voor u oplossen.

Als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, dan kunt u dit kenbaar per e-mail bij ons maken via persoonsgegevens-netherlands@coface.com of per post via Postbus 3377, 4800 DJ in Breda.

Uiteraard kunt u al uw bezwaren of klachten ook altijd richten aan: dpo_coface@coface.com of per post gericht aan Data Protection Office, 1 Place Costes et Bellonte - 92270 Bois-Colombes - Frankrijk.